Účetní funkčnost umožňuje stahování faktur (download) za telekomunikační služby ve formátu, který odpovídá členění poplatků podle struktury používané zákazníkem společnosti Telefónica O2 Czech Republic, a.s.. Tento formát může být přizpůsobený pro automatický vstup do účetních systémů nebo pro analýzy nákladů podle postupů definovaných zákazníkem.
Vyúčtování za telekomunikační služby je možné exportovat ve dvou základních formátech:
Finanční – tento formát obsahuje informace o faktuře (identifikace dodavatele, základ daně, částka daně) a je určen primárně pro přímý přenos a zaúčtování fakturačních dat (elektronická faktura);
Analytický – tento formát umožňuje definovat detailnější strukturu pro controlling (např. členění podle analytických účtů, organizačních jednotek, nákladových středisek, projektů nebo zakázek). Analytickou strukturu si definuje sám zákazník.
Základní pojmy používané v souvislosti s účetní analytickou funkčností jsou následující:
| Dimenze | Dimenze určují podle jakých kritérií chce zákazník (firma) sledovat své telekomunikační náklady – např. regiony, organizační jednotky, nákladová střediska, projekty, zakázky. V e-účtu je standardně možné zadat až pět různých dimenzí pro alokaci nákladů; jejich pojmenování definuje uživatel. |
| Alokační pravidla | Alokační pravidla určují způsob přiřazení telekomunikačních nákladů k jednotlivým dimenzím (např. alokace nákladů za telefonní linky na nákladová střediska); alokovat lze data z úrovně faktury podle:
|
| Sada alokačních pravidel | Pro rozdělení telekomunikačních nákladů na jednotlivé dimenze je možné definovat různých sad alokačních pravidel. Podle každé sady se pak pro jednotlivé měsíce (účetní periody) tvoří finanční výkaz. |
| Účetní reporty | Účetní report (výkaz) představuje soubor určený k exportu z e-účtu a importu do účetního nebo analytického systému zákazníka; soubor obsahuje měsíční telekomunikační náklady rozdělené podle sady alokačních pravidel. Účetní reporty mohou být vytvořené opakovaně pro jednu účetní periodu (např. po provedení úpravy sady alokačních pravidel); export je možný ve formátu XML nebo CSV. V aplikaci je možné použít dva základní typy reportů: finanční (FI - Finance) a analytický (CO – Controlling). |
| FI Report | FI (finanční) report je určený především pro přímé zaúčtování telekomunikačních nákladů. Poplatky (fakturované sumy) ve finančním formátu jsou sumarizované na úrovni jedné faktury/jednoho plátce (každý zákazník může mít více plátců a za každého plátce dostává jednu fakturu měsíčně). Finanční formát obsahuje následující sumarizované údaje:
Tyto údaje jsou doplněny o další informace z hlavičky faktury (identifikace dodavatele – název, adresa, IČO, DIČ, číslo účtu, a dále např. datum zdanitelného plnění, datum splatnosti, variabilní symbol, apod.). Vedle toho je možné definovat vlastní parametry potřebné pro zaúčtování faktury (např. číslo objednávky, číslo dodavatele, účetní okruh apod.) a to prostřednictvím importu alokačních pravidel (upload) nebo on-line zadáním těchto parametrů v samotné aplikaci e-účet. |
| CO Report | CO (Analytický, controllingový) report je primárně určen pro analytické účely – tj. sledování telekomunikačních nákladů podle detailnějších strukturovaných kritérií, e-účet umožňuje dělení podle pěti dimenzí; jejich pojmenování záleží na uživatelském nastavení, ale je si je možné představit například jako regiony, nákladová střediska, projekty nebo zakázky. Přiřazení (alokace) nákladů na tyto dimenze určují opět uživatelsky definovaná alokační pravidla. |
Použití účetní analytické funkčnosti
Jak bylo řečeno v úvodu, účetní funkčnost umožňuje přenos a přímé zaúčtování dat v elektronickém formátu podle struktury definované zákazníkem. Tuto funkčnost je možné použít několika základními způsoby:
elektronická faktura – z e-účtu jsou pravidelně každý měsíc přenášena data o faktuře (FI – Finanční report); tato data se importují do účetního systému a zúčtovávají pro čistě finanční a daňové účely;
elektronický controlling – vedle dat o faktuře se přenášejí detailnější informace – náklady rozdělené podle analytických dimenzí (regiony, nákladová střediska, projekty apod.) podle struktury definované jednorázově/pravidelně zákazníkem; tato data jsou v analytickém (CO – Controlling) formátu;
externí analýzy – exportovaná data se používají pro analytické potřeby bez importu do účetního nebo ERP systému, např. prostřednictvím tabulkového procesoru (MS Excel) nebo databázového reportu.
Všechny výstupy jsou definovatelné zákazníkem – struktura (FI, CO, analytické dimenze – jejich název a identifikátory), přiřazení dat pro analytické pohledy (podle referenčního čísla, telefonní linky nebo typu poplatku) i formát (XML, XLS nebo CSV).
Proces v rámci měsíčního účetního cyklu
Zpracování účetních analytických reportů se bude typicky provádět pravidelně každý měsíc – v souladu s účetní periodou vyúčtování telekomunikačních poplatků.
Vytvoření/import alokačních pravidel Alokační pravidla jsou nejprve importována z externího systému nebo manuálně definována prostřednictvím grafického rozhraní. Definice alokačních pravidel může proběhnout pouze jednou (např. na začátku roku) nebo se může realizovat opakovaně při změně pravidel nebo před každou účetní periodou.
Úprava alokačních pravidel Uživatel může importovaná nebo definovaná pravidla dále prohlížet a upravovat podle potřeby v grafickém rozhraní e-účtu.
Alokace měsíčních nákladů – účetní report Po konci alokační periody uživatel vytvoří nový měsíční report na základě aktuálních dat a zvolené sady alokačních pravidel. Report – přehled celkových částek v přiřazení ke zvoleným dimenzím (např. náklady za jednotlivá nákladová střediska) – je možné si prohlédnout na obrazovce e-účtu nebo v dalším kroku stáhnout na disk.
Stažení (download) účetního reportu Připravený report si uživatel nahraje na svůj disk resp. vyhrazený prostor.
Import do účetního nebo analytického systému zákazníka Stažený soubor uživatel použije přímo pro vlastní analýzy nebo jej přenese (import) do svého účetního nebo analytického systému pro další zpracování.
Při zvolení položky Účetní sestavy z levého menu aplikace se zobrazí přehled existujících účetních reportů. Na obrazovce jsou ke každému reportu zobrazeny tyto informace:
Jméno – uživatelsky definované jméno, kliknutím na jméno reportu se zobrazí stránka „Zpracovat účetní report“ pro zpracování, zobrazení nebo stažení alokovaných měsíčních dat;
Stav - všechny aktivní a korektní reporty jsou automaticky ve stavu „Platný“; vedle toho je možné uložit report s rozpracovanými změnami (Otevřený) případně s chybami při nahrání z externího systém (Chybový), nebo pouze v stavu „S varováním“; chybový ani otevřený report není možné použít pro alokaci měsíčních dat;
Typ - jsou možné dva typy, finanční report (FI) určený především pro běžné zaúčtování a analytický (CO – controlling) pro analytické účetnictví;
Verze - parametr označující verzi reportu; verze se mění s každou změnou alokačních pravidel (v rámci e-účtu nebo načtením nových pravidel z externího systému) definujících report;
Externí identifikátor - (nepovinný) identifikátor reportu, který může být používaný externím systémem a může se změnit s každou interní verzí ;
Datum modifikace - označuje datum poslední změny nebo nahrání alokačních pravidel pro report;
Akce - zobrazuje tři odkazy
ikona zipu - stáhnout alokační pravidla ve formátu CSV. Soubor je před odesláním komprimován do formátu ZIP
ikona editace - přechod na stránku úpravy alokačních pravidel
ikona smazat - použijte pro smazání reportu
Vytvoření reportu probíhá ve dvou krocích.
Definice parametrů:
jméno report
typ – finanční nebo analytický,
úroveň alokace – určuje z jaké úrovně budou vybírána data pro alokaci; jsou možné dvě úrovně:
položky účtu – základní úroveň, která vychází z dat na úrovni položek účtu – tzn. částky za plátce, telefonní linky a typy plateb (stálé platby, jednorázové platby, platby za spojení, kredity a slevy);
jednotlivé hovory - provolby – tato úroveň umožňuje alokovat částky podle jednotlivých provoleb (za pobočkovou ústřednou).
externí identifikátor - používá se v případě sledování změn alokačních pravidel v nějakém externím systému
dimenze – definice dimenzí, které chce uživatel použít pro alokaci; je možné použít až pět uživatelsky definovaných dimenzí, pro které je nutné zadat:
název datového prvku – identifikátor, který bude použitý v exportním souboru (např. NS, Nakladove_stredisko – ale může být samozřejmě shodné i se zobrazovaným jménem);
výchozí hodnota – přiřazení výchozí hodnoty, která bude použita pro počáteční alokaci dat (např. u finančního reportu je možné použít pro přiřazení na jeden standardní účet hlavní knihy);
Definice alokačních pravidel:
Úpravy alokačních pravidel jsou možné nahráním nového definičního souboru nebo přímo úpravou v grafickém rozhraní e-účtu. Tato modifikace je samozřejmě možná jak pro reporty vytvořené přímo v e-účtu, tak pro importované z externího systému.
Do obrazovky pro úpravu alokačních pravidel se uživatel dostane:
automaticky při vytvoření nového účetního reportu (po definici hlavičky);
přes link „Editovat“ na stránce s přehledem účetních reportů.
Obrazovka pro úpravu alokačních pravidel má několik částí:
sekce alokační pravidla zobrazuje existující pravidla a také všechna aktuálně vytvořená; nově vytvořená pravidla se zobrazují na obrazovce, ale do databáze se zapíší až v okamžiku potvrzení změn (tlačítko Potvrdit změny); pro každé pravidlo jsou zobrazované následující informace:
externí identifikátor – používá se v případě sledování změn alokačních pravidel v nějakém externím systému (např. SAP);
referenční číslo – identifikátor plátce, tj. subjektu zodpovědného za placení nákladů za skupinu linek na jedné faktuře; platí vztah: 1 plátce = 1 faktura za účetní období; při alokaci nákladů je vždy nutné definovat za jakého plátce (fakturu) je definované alokační pravidlo;
účastnické číslo – telefonní číslo účastníka; číslo může být definované na úrovni hlavního telefonního čísla nebo provolby účastníka (podle nastavení v hlavičce zvoleného účetního reportu);
typ platby – zvolený typ platby pro alokaci; v současné době jsou možné tyto typy plateb: jednorázové platby, stálé platby, platby za spojení, kredity a slevy;
dimenze – popisují položky, ke kterým se budou přiřazovat alokované částky; pojmenování a počet položek určuje uživatel při vytváření účetního reportu – tzn. že jejich pojmenování a počet se může u každého účetního reportu lišit.
% alokace – určuje procentní podíl částky přiřazené konkrétní položce (není možné použít pro FI report);
debit/kredit – určuje stranu účetního zápisu;
každou položku je také možné smazat; v případě nechtěného smazání lze položku „zachránit“ neuložením změn a návratem k předchozí verzi alokačních pravidel pomocí tlačítka Zrušit změny.
v horní části obrazovky je možné přidat pravidlo, tj. definovat nové přiřazení plateb účetní nebo analytické položce (dimenzi). Při zadávání nové položky jsou povinné pouze položky:
referenční číslo a
alespoň jedna položka dimenze (zde např. Cost Center).
Ostatní položky jsou nepovinné. Stisknutím tlačítka „Přidat“ se nové pravidlo přidá do seznamu alokačních pravidel, pro jejich uložení do databáze je ale ještě nutné stisknout tlačítko „Potvrdit změny“!
Kliknutím jméno reportu na stránce „Účetní reporty“ se zobrazí stránka pro zpracování a stažení (download) alokovaných dat.
Na této stránce je možné zadat zpracování účetního reportu za konkrétní účetní periodu (měsíc). Postup je ekvivalentní stahování standardních dat, probíhá ve dvou krocích:
výběr období a formátu výstupního souboru (XML formát je vhodný pro přímou komunikaci mezi různými systémy, CSV je více „uživatelsky srozumitelný“ – je možné ho jednoduše zpracovat například v MS Excelu);
vytvoření a stažení souboru; vytvořený soubor je možné (kliknutím na položku „Stáhnout“) uložit ve výstupním formátu nebo zobrazit pomocí odkazu Zobrazit (v případě zobrazení nejsou zobrazovány všechny sloupce).
Vytvořené reporty je možné opakovaně stáhnout (je uchovávaná roční historie) nebo přepočítat – typicky například při změně alokačních pravidel, kdy je nutné opakovaně alokovat data za minulou účetní periodu.
Přepočítání nebo nové vytvoření reportu je možné pouze za dobu, pro kterou jsou v e-účtu dostupná data, tzn. 12 měsíců pro data na úrovni faktury a 2 měsíce pro data z úrovně detailního volání.
Pro nahrání nového reportu je nutné zadat (nebo najít) úplnou cestu k souboru a poté nahrát soubor do aplikace e-účet.
Soubor musí respektovat předepsanou strukturu hlavičky a dat v těle (viz. technický popis vstupních a výstupních dat); na základě informací z tohoto souboru bude vytvořen nový nebo aktualizován existující report (soubor obsahuje, resp. by měl obsahovat všechna data potřebná k vytvoření a identifikaci účetního reportu).
Po načtení souboru do e-účtu proběhnou validace pro kontrolu správnosti dat; na základě těchto kontrol mohou nastat tři situace:
nahrání proběhne úspěšně a bez chyb; uživatel se vrátí na stránku s přehledem účetních reportů mezi kterými přibude nový (případně bude aktualizován existující);
při nahrávání se vyskytnou chyby, které nejsou kritické (např. neúplná alokace pro CO report); uživatel má možnost se rozhodnout zda report i přes to akceptuje;
při nahrávání se vyskytnou kritické chyby; všechny chyby (chybové řádky s popisem) budou zobrazené, uživatel bude moci nahrání opakovat nebo report s chybami uložit (na základě tohoto chybného reportu ale nebude možné alokovat měsíční náklady).
Nahrát je možné soubor ve struktuře XML nebo CSV:
XML formát je vhodný pro automatizované propojení dvou systémů (např. e-účet a SAP). Definiční soubor XML pak vytváří systém, do kterého se data budou přenášet (SAP) podle schématu nastaveného přímo v systému. Použití tohoto formátu tedy vyžaduje systémové úpravy v aplikaci a není vhodné pro méně zkušené uživatele. Struktura definičního souboru ve formátu XML je detailně popsaná v přiloženém DTD nebo XSD schématu které jsou ke stažení na této stránce.
Formát CSV je možné použít pro automatizované propojení dvou systémů, ale vedle toho je vhodný i pro uživatele pracující například s tabulkovým procesorem (MS Excel).
